Requerimientos de Funcionalidad del Software para Empresas Multinivel

software para ventas por multinivel

Para poder tener el control tanto administrativo como operacional de un modelo de negocio de ventas directas con un plan de compensación multinivel, es necesario disponer de un sistema calificado que pueda responder a los diferentes desafíos que se manejan continuamente en esta industria.

Identificamos a continuación algunos de los aspectos más importantes que debe manejar la Plataforma MLM de la compañía:

1. Genealogía
2. Comisiones
3. Incentivos
4. Procesamiento de ordenes
5. Gestión de inventarios
6. Gestión Financiera (Pagos, facturación)
7. Administración & Acceso a distribuidores
8. Comunicaciones
9. Expansión Internacional
10. Reportes & estadísticas

1.  GESTOR DE GENEALOGIA

Los planes de Compensación utilizan estructuras de tipo genealógico para definir quien patrocina a quien y para definir entre otras cosas la línea de pago de comisiones (Los Uplines a los que el sistema debe pagar comisiones generadas por el volumen comisionable de una orden de productos). La estructura tipo Genealogía sirve para definir:

  1. Quienes reciben las comisiones por cada venta en particular que se realiza  a un consumidor – cliente.
  2. Qué  porcentaje de la comisión por cada venta recibirá cada Upline(línea de patrocinadores Ascendentes del Distribuidor (Linea de pago de comisiones) que realiza la venta  )
  3. ¿Qué hacer en el caso,  cuando un distribuidor en línea ascendente (Upline) no cumple con  su cuota mínima de rendimiento?

Si llegara a ocurrir un error en los “vínculos relacionales” entre [Patrocinadores  <=>  Distribuidores]  de la genealogía, la asignación de comisiones a los Distribuidores sería  incorrecta y la fuerza de ventas perdería  la confianza en la empresa. Esta desconfianza ocasionaría dificultades para reclutar nuevos distribuidores a la oportunidad del negocio  y gran parte de los  distribuidores activos  buscarán otras oportunidades y terminarán abandonando la empresa (deserción o attrition). Por tanto, la precisión de los “vínculos relacionales” de la  genealogía es de suma importancia para el éxito de una compañía de mercadeo en red.

La  estructura  Genealógica  de un Plan de Compensación  impone tareas únicas y desafiantes para el administrador de la empresa que debe encargarse de gestionar los miles de “vínculos relacionales” de los distribuidores (Patrocinador  <=>  Distribuidor) de manera precisa.

Las  tareas asociadas a los “vínculos relacionales” de la Genealogía son:

Cambio de Patrocinador:
si se ingresa  al Sistema un distribuidor usando un patrocinador incorrecto, se debe corregir este “vínculo relacional” inmediatamente. De vez en cuando, un distribuidor solicitará un “cambio de patrocinador” al administrador del sistema. Algunas empresas permitirán  realizar este cambio mientras que otras no.  Este cambio puede llegar a ser  bastante complejo y requerirá no solo cambiar al  Patrocinador del Distribuidor, sino también, se deberá cambiar  los registros de todos los Distribuidores que han sido patrocinados personalmente por el distribuidor que requiere el cambio.

Terminación:
Cuando un distribuidor renuncia  o cuando se considere inactivo por la empresa, debe ser retirado de la genealogía. Este  proceso de eliminación requiere que el Software Multinivel realinee  todos los “vínculos relacionales” de tal manera que no existan  “agujeros” en la genealogía. Por ejemplo; Si  Maria patrocina a Juan  quien patrocina a Carlos y Yenny, cuando Juan renuncia, Carlos y Yenny  deben ser reasignados a Maria.

Re-establecimiento:
Un distribuidor puede ser borrado del sistema por diversas razones. En algunas ocasiones un distribuidor puede solicitar que se le “Reincorpore al Sistema”. Cuando se  reintegra un Distribuidor, deberá restaurarse a su estado original, incluyendo su Rango o Título, ubicado bajo su patrocinador original (o tal vez bajo un patrocinador diferente), y con su línea descendente (downlines) original e intacta (o no, dependiendo de las políticas de la compañía). Además se deberá llevar un registro histórico de todos los cambios.

Otra funcionalidad de la gestión de genealogía incluye:
Todos los cambios en los “vínculos relacionales” de la genealogía debe quedar registrados por fecha y hora para que el personal de soporte  pueda  responder a las inquietudes  de los distribuidores y para ayudar a resolver los problemas  que puedan surgir en la genealogía.

Un Distribuidor que se haya desvinculado de la empresa,  nunca debe ser removido totalmente de la base de datos,  teniendo en cuenta  la posibilidad de su  reincorporación. Sin embargo, un distribuidor desvinculado,  no puede aparecer en la genealogía, ni tenérsele en cuenta para los cálculos de las Comisiones. También se requiere un registro historial de sus ganancias, en el caso de una auditoría de impuestos.

La genealogía puede tener  un Ancho ilimitado  y una Profundidad ilimitada a tal punto que pueda conformar una organización de uno o de miles de personas, cada una con sus “vínculos relacionales”. Es esencial que cada Distribuidor Líder pueda ver en un informe  que muestre toda su organización descendente con todos los “vínculos relacionales” correctos, para poderla administrar adecuadamente.

2.  COMISIONES

Todas las empresas de Marketing Multinivel disponen de su propio Plan de Compensación el cual contiene las Reglas y Políticas que se utilizan para calcular las comisiones que se pagan a la fuerza de ventas en base a las órdenes de pedido que se producen en cada una de las genealogías individuales de downlines. La mayoría de los Planes de Compensación modernos miden el desempeño de cada distribuidor en base a:

1. Las Ventas Personales.
2. Las Ventas en su Grupo Personal.
3. Número de Distribuidores Patrocinados Personalmente.
4. El nivel de logro de sus patrocinios personales.
5. La cantidad de ventas personales de sus patrocinios personales y los demás debajo de ellos.
6. Otras medidas de rendimiento dispuestas por la compañía.

Con base en el desempeño individual de cada distribuidor, el Software de Ventas Multinivel debe calcular la comisión que debe pagar a todos los distribuidores vinculados en cada venta (línea de Pago de comisiones). La línea ascendente de pago de comisiones puede ser de 10 a más personas, el sistema pagará persona por persona una fracción de las comisiones que dependerá del nivel de profundidad en el que se encuentre cada distribuidor, o de su Rango y su desempeño actual. Los cálculos de las comisiones involucran fórmulas complejas debido a los diferentes niveles de rendimiento de cada Distribuidor Upline, así como la complejidad de las Reglas involucradas en el Plan de Compensación.

¿Cuáles son Los Requisitos para el Cálculo de Comisiones?

Una Compensación consistente y precisa es el elemento más crítico en la construcción de la credibilidad y la confianza con su fuerza de ventas. El Software de Gestión Multinivel debe ayudarle a procesar y calcular las comisiones de manera precisa y a tiempo. Debe facilitar el análisis de las comisiones – mostrando claramente quién está recibiendo pago de comisiones y por qué razón están recibiendo ese pago, antes de que un cheque es nunca firmó.

El proceso de cálculo de comisiones no puede interferir con los negocios en curso:
La empresa no está en condiciones de suspender temporalmente el procesamiento de pedidos, mientras se están calculando las comisiones. Mediante la tecnología web, cada empresa debe ofrecer una página web que permita el ingreso de pedidos ininterrumpidamente durante las 24 horas del día.

Reporte de Comisiones:
Para evitar un sinnúmero de preguntas e inquietudes de los distribuidores, es necesario crear un informe pormenorizado de las comisiones, donde especifique; cantidades, cómo se calcularon, orden de pedido de donde se generaron, la fecha y hora, etc.
El reporte puede resultar un poco complicado en el caso en que un distribuidor maneje cientos e incluso miles de downlines en su organización descendente.

Saldos:
La mayoría de las empresas establecen una cantidad mínima de pago de comisiones. Si el distribuidor no tiene suficiente cantidad de ganancias de comisiones en el periodo de calificación, las ganancias se trasladarán de mes a mes hasta que finalmente el
distribuidor supere el umbral de pago mínimo para poder recibir el pago.

Ajuste de Comisiones:
Cuando se producen violaciones de las políticas de la empresa, es necesario realizar ajustes que reviertan de alguna manera los procesos que generaron pérdidas para la compañía. Por ejemplo, si un Distribuidor intencionalmente adquirió una gran cantidad de producto con el objetivo de calificar para comisiones más elevadas, y una vez alcanzado ese logro, devuelve los productos a la compañía como un reembolso. Este caso podría ser interpretado por muchas compañías como una violación a sus normas. Si el Distribuidor recibió el pago de esas comisiones, la empresa deberá revertir el pago realizado tanto al Distribuidor como a sus Uplines de pago. El ajuste o descuento de esas comisiones se verán reflejados en el siguiente ciclo de pago. Se debe llevar cabo un registro de movimientos de esta transacción, puesto que será necesario para reportar el descuento en el reporte de comisiones del distribuidor.

Avance / Descenso de Rango Automático:
Por lo general, el Proceso de (Avance <=> Descenso) de Rango de un distribuidor debe ser realizado por el Sistema MLM. La mayoría de los planes de compensación incluyen en su programa, una serie de Títulos o Rangos que ubican al Distribuidor dentro de una escala de Rendimiento o de logros. A medida que el Distribuidor avanza al siguiente Rango o Título, sus comisiones se incrementan según el Plan de Compensación. Avanzar a un Rango superior implica un incremento del Rendimiento del distribuidor y de su línea descendente (downlines). Si la organización maneja cientos e incluso miles de distribuidores, será necesario que el Sistema MLM sea capaz de calificar mensualmente a cada uno de esos distribuidores y aplicarle de manera precisa el Rango correspondiente a sus logros antes de iniciar el proceso de cálculos de comisiones en el ciclo de pago.

Auditoría de los cálculos de todas las Comisiones:
La empresa requiere verificar constantemente la exactitud de los cálculos de Comisiones del Sistema MLM. La integridad de la compañía se pone en riesgo cuando se envía el cheque de comisiones a un distribuidor (Imagínese un cheque de comisiones con un valor extremadamente alto, producto de un error de cálculo del sistema). Si el distribuidor encuentra errores en los cálculos de sus comisiones, éste podría renunciar y buscar otra empresa más digna de su confianza. Por lo tanto, todas las empresas de Network Marketing requieren un mecanismo para auditar y validar la exactitud de los cálculos de comisiones de cada distribuidor.

Utilidad para pre visualizar el resultado del cálculo de comisiones:
Una vez que se ejecuta el proceso de cálculo de comisiones, se deben revisar los resultados, en el primer proceso es común que se observen errores visibles o problemas sospechosos para investigar.
Inevitablemente, algunos problemas únicamente pueden ser corregidos con intervención humana, y una vez corregidos estos problemas se requerirá iniciar otro proceso de cálculo de comisiones.
Algunas compañías, de hecho, requerirán ejecutar múltiples procesos en el ciclo de pago antes de su aprobación final. Una vez validados estos cálculos de comisiones, se continuará con el proceso de pago de comisiones.

Volumen Comisionable y Volumen de Calificación:
La mayoría de los productos de la compañía se venden a los distribuidores a Precio de Mayorista, esto les generará una ganancia (comisión) a los distribuidores por vender los productos a precio al detal o precio al consumidor sugerido por la empresa. Podemos decir que en esta caso, la empresa toma como base el “Precio al Mayorista” para pagar comisiones al Distribuidor.

Sin embargo, algunos productos pueden llegar a ser costosos para la empresa (por ejemplo: por costos de fabricación) y además puede darse que el costo al consumidor de estos productos no puede ser tan elevado, en este caso, la empresa no es capaz de pagar altas comisiones por la venta de estos productos. La empresa puede optar por asignar una base inferior para el pago de comisiones llamada “Volumen Comisionable”. Por lo tanto, para el cálculo de las comisiones ya no se toma como base el Precio al mayorista, sino que se toma el Volumen Comisionable, reduciendo así los gastos de comisión de ese producto en específico.

Además del “Volumen Comisionable”, el mismo producto puede tener otra variable denominada “Volumen de Calificación” (a menudo expresado en puntos) que se utiliza para agregarlo a la “cuota de requerimientos de ventas” del distribuidor (y a su línea ascendente (Uplines)) cuando este realiza una compra, esta variable es necesaria para no utilizar el “Valor de la Comisión” en la cuota de requerimientos de ventas. Por ejemplo, si un distribuidor compra un ‘articulo’ a precio al mayorista de $ 20, las comisiones pueden ser pagadas sobre un “Volumen Comisionable” de $ 15 y el “Volumen de Calificación” podrían ser de 50 puntos. Esto es útil en empresas Internacionales, donde cada país tiene su propia moneda, así que es más conveniente utilizar los puntos de calificación. Con este esquema, la complejidad de gestionar el sistema de comisiones se incrementa considerablemente, pero es necesario cuando los márgenes de ganancia de los productos son pequeños con respecto al precio de venta al consumidor.

Continua en la parte 2 de este articulo …… Características del Software para Ventas por Multinivel

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